Impuestos de contratistas independientes: lo que los empleadores deben saber

¿Vas a contratar contratistas independientes en los Estados Unidos? Si es así, tus responsabilidades fiscales difieren de las de los empleados regulares, y no cumplirlas podría generar reclamos por clasificación errónea, sanciones financieras e impuestos atrasados.

En esta guía, explicaremos cómo funcionan los impuestos para contratistas independientes en EE. UU., quién es responsable de pagarlos y qué formularios del Servicio de Impuestos Internos (IRS) debe presentar tu empresa para cumplir con la normativa.

¿Quién califica como contratista independiente?

Muchas empresas en EE. UU. dependen de contratistas para cubrir vacantes a corto plazo o aportar habilidades especializadas sin aumentar su plantilla de empleados. Pero trabajar con contratistas conlleva importantes responsabilidades fiscales y de cumplimiento.

El factor clave que determina si alguien califica como contratista independiente es cuánto control tiene el individuo sobre el trabajo que realiza y cómo lo hace. El IRS analiza tres áreas para clasificar a una contratación como empleado o contratista independiente: control conductual, control financiero y la relación general entre la empresa y el trabajador.

Para determinar si la contratación es un empleado o un contratista independiente, esto es lo que debes preguntarte:

• Control conductual: ¿Tu empresa ordena específicamente cómo el trabajador realiza sus tareas?
• Control financiero: ¿Tu empresa controla los aspectos comerciales del trabajo, como proveer herramientas, reembolsar gastos y determinar las tarifas de pago?
• Relación de las partes: ¿El empleador ofrece beneficios, como planes de pensiones, tiempo libre o seguros? ¿Es la relación continua y el trabajo es esencial para las operaciones?

Si respondiste sí a una o más preguntas, el trabajador probablemente califica como empleado. En caso de duda, lo mejor es consultar con un experto legal o fiscal.

Por qué es importante la clasificación

Clasificar erróneamente a un trabajador puede acarrear consecuencias graves para tu negocio. Según el IRS, los empleadores deben retener y pagar impuestos sobre la renta, Seguro Social, Medicare e impuestos de desempleo para los empleados. En cambio, los contratistas independientes son responsables de realizar pagos de impuestos trimestrales al IRS y pagar el impuesto de trabajo por cuenta propia al declarar sus impuestos anuales.

A pesar de lo estipulado en un contrato, si un empleador mantiene suficiente control sobre cómo un individuo realiza su trabajo, el IRS generalmente lo considera un empleado, no un contratista independiente.

Por ejemplo, supongamos que tu empresa contrata a un redactor y tiene la autoridad de indicarle cuándo y dónde debe trabajar. Según las regulaciones del IRS, califica como empleado. Eso significa que tu empresa debe retener impuestos federales y estatales, pagar Seguro Social y Medicare, y ofrecer beneficios como seguro médico y planes de jubilación, si están disponibles. Los empleadores también pueden limitar o prohibir que los empleados realicen trabajos externos.

Por el contrario, los redactores clasificados como contratistas independientes establecen su propio horario y eligen dónde trabajar. Son responsables de gestionar sus pagos de impuestos, incluidos los pagos estimados trimestrales y el impuesto de trabajo autónomo. No reciben beneficios de empleado y tienen más libertad para aceptar otros clientes o proyectos.

¿Quién paga los impuestos del contratista independiente?

Analicemos más a fondo cómo funcionan los impuestos para empleados frente a contratistas independientes:

Como se mencionó, las empresas gestionan la retención de impuestos para sus empleados. Los empleadores deducen impuestos sobre la renta federales, estatales y locales de cada cheque, usualmente bajo un cronograma de pagos establecido. Los empleadores también pagan impuestos sobre la nómina como Seguro Social y Medicare en nombre del empleado.

Los contratistas independientes, por otro lado, pagan impuestos sobre la renta federales, estatales y locales basados en su ingreso neto después de deducciones y gastos. Los contratistas también pagan el impuesto de trabajo por cuenta propia, que cubre el Seguro Social y Medicare. A partir de 2025, la tasa del impuesto de trabajo autónomo es del 15.3% (12.4% para el Seguro Social y 2.9% para Medicare). Los contratistas realizan estos pagos ellos mismos, a menudo mediante pagos de impuestos estimados trimestrales. Si pagan de menos, el IRS puede aplicar una multa al presentar la declaración anual.

Además de gestionar los pagos, las empresas y los contratistas deben completar formularios específicos del IRS al iniciar su colaboración. Estos documentos reportan los pagos al IRS.

Aquí están los tres formularios del IRS que toda empresa debe conocer al trabajar con contratistas en EE. UU.:

Formulario W-9 (Solicitud y Certificación del Número de Identificación del Contribuyente)

Los contratistas independientes completan el Formulario W-9 al inicio de la relación laboral. Incluye su nombre legal, dirección y número de identificación del contribuyente (TIN), que es su número de Seguro Social (SSN) o número de identificación del empleador (EIN). Las empresas necesitan esta información para reportar los pagos.

Formulario 1099-NEC (Compensación para no empleados)

Las empresas deben completar el Formulario 1099-NEC cada año para reportar pagos de $600 o más a un contratista independiente. Incluye la información personal del W-9 y el monto total pagado durante el año fiscal.

Formulario 1096 (Resumen Anual y Transmisión de Declaraciones de Información de EE. UU.)

El Formulario 1096 sirve como hoja de presentación para todos los formularios 1099 que una empresa presenta al año, incluidos los 1099-NEC. Resume el número total de 1099 enviados y el monto combinado reportado. El IRS no exige el Formulario 1096 si los 1099 se presentan electrónicamente.

¿Cómo pagan impuestos los contratistas independientes?

El IRS exige que los contratistas estimen sus impuestos y realicen pagos trimestrales si esperan deber $1,000 o más al año. Estos pagos vencen el 15 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre y 15 de enero. Si un contratista paga de menos, lo cual ocurre frecuentemente al omitir pagos trimestrales, el IRS probablemente lo penalizará al presentar la declaración de fin de año.

Los trabajadores autónomos deben declarar y pagar el impuesto de trabajo por cuenta propia si ganan $400 o más en un año.

La declaración anual de un contratista independiente suele constar de los siguientes formularios:

Formulario 1040

El Formulario 1040 es el documento básico del IRS que los trabajadores usan para reportar ingresos, aplicar deducciones y créditos, y determinar si deben impuestos o recibirán un reembolso. Generalmente, los contratistas reciben formularios 1099 de las empresas que les pagaron $600 o más, los cuales usan para reportar ingresos en el 1040.

Anexo C (Schedule C)

Los contratistas independientes usan el Anexo C para calcular y reportar las ganancias y pérdidas de su negocio. Los trabajadores autónomos utilizan este formulario para reclamar gastos relacionados con su actividad comercial.

Anexo SE (Schedule SE)

Como parte del Formulario 1040, los contratistas calculan su impuesto de trabajo por cuenta propia utilizando el Anexo SE.

Formulario 1040-ES para impuestos estimados trimestrales

Los contratistas independientes usan el Formulario 1040-ES para calcular y pagar sus impuestos estimados trimestrales correspondientes a un año fiscal determinado.

Deducciones fiscales para contratistas independientes

Los contratistas pueden ser elegibles para varias deducciones fiscales que reduzcan su ingreso imponible, como la deducción por oficina en casa y la deducción del impuesto de trabajo autónomo. Pueden elegir detallar deducciones o tomar la deducción estándar, según qué opción reduzca más su responsabilidad fiscal.

Si un contratista usa parte de su hogar exclusivamente para trabajar, puede deducir un porcentaje de la renta, servicios públicos y gastos relacionados. Otras deducciones comunes incluyen suscripciones profesionales, hardware, software, y viajes o comidas de negocios.

El IRS permite a los contratistas independientes deducir la mitad de su impuesto de trabajo por cuenta propia al determinar su ingreso bruto ajustado (AGI) en el Formulario 1040.

Ejemplo de deducción fiscal

Supongamos que un diseñador gráfico trabaja desde casa y gana $75,000 al año en diversos proyectos como contratista independiente. Usa una parte de su hogar exclusivamente para trabajar y gasta en suministros y servicios necesarios para su negocio. Al declarar impuestos, deduce $1,500 por gastos de oficina en casa, $4,000 por una laptop nueva y software, y $1,000 por viajes con clientes. Estas deducciones reducen su ingreso imponible a $68,500, bajando su factura fiscal total.

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