¿Qué es el costo laboral? Fórmula y ejemplos

Una empresa funciona como una máquina compleja. Al realizar el seguimiento de los gastos y elaborar presupuestos, algunas piezas son más fáciles de contabilizar que otras. El costo de la mano de obra es mucho más que la simple suma de sueldos y salarios. Cada tipo de costo laboral —directo, indirecto, fijo y variable— desempeña un papel distinto en tu estructura financiera. Todos requieren fórmulas de costo específicas y una gestión cuidadosa para maximizar tus estrategias de personal.

En esta guía, desglosaremos qué es el costo laboral y proporcionaremos definiciones y ecuaciones útiles. Tendrás a tu disposición los conocimientos y herramientas necesarios para construir una máquina bien engrasada que impulse la productividad.

¿Qué es el costo laboral?

El costo laboral se refiere al gasto total de mantener una fuerza de trabajo, lo que incluye salarios, sueldos, bonos, comisiones, beneficios para empleados e impuestos sobre la nómina. Normalmente, los costos laborales representan la partida más costosa del presupuesto de una organización. Tienen un gran impacto en la rentabilidad general y en la planificación financiera de una entidad, pudiendo llevarla a números rojos o prepararla para obtener beneficios impresionantes.

Los cálculos y proyecciones precisos de los costos laborales ayudan mucho más que a equilibrar los presupuestos. Permiten que las empresas planifiquen su crecimiento, construyan estrategias de contratación eficaces y se mantengan competitivas al fijar los precios de sus productos y servicios.

Costos laborales directos vs. indirectos

Existen dos tipos de trabajo: el indirecto y el directo. Todas las organizaciones utilizan ambos tipos en sus operaciones diarias. Tu equipo debe saber cuánto cuesta cada empleado para garantizar un presupuesto preciso, una planificación financiera sólida y estrategias de contratación adecuadas.

Costos de mano de obra directa

La mano de obra directa se refiere a los trabajadores que participan personalmente en la producción de bienes o en la prestación de servicios. Algunos ejemplos comunes incluyen los siguientes profesionales:

• Trabajadores de fabricación en una línea de montaje.
• Proveedores de servicios en puestos de atención al cliente, incluidos dentistas, representantes de servicio al cliente y abogados.
• Obreros, carpinteros, electricistas y fontaneros que ejecutan proyectos de construcción.

Los costos de mano de obra directa son los salarios y beneficios para empleados proporcionados a estos trabajadores. El margen de beneficio de estos costos es fácil de calcular porque están directamente vinculados a proyectos o productos cuantificables.

Costos de mano de obra indirecta

La mano de obra indirecta se asocia con empleados que apoyan el proceso de producción sin contribuir directamente a la creación de bienes y servicios. Algunos ejemplos de puestos de mano de obra indirecta incluyen:

• Personal administrativo involucrado en la gestión general de la oficina, como secretarios, administradores de nómina y personal de recursos humanos.
• Técnicos de soporte de TI que mantienen y apoyan los sistemas informáticos, las redes y el software.
• Trabajadores de mantenimiento que reparan y conservan los equipos y las instalaciones.

Los costos de mano de obra indirecta suelen ser más difíciles de calcular porque no están vinculados a resultados específicos.

Costos fijos vs. costos variables

Los costos laborales también pueden dividirse en costos fijos y variables. Los costos fijos son predecibles, mientras que los variables fluctúan constantemente. Comprender estas diferencias te ayudará a gestionar eficazmente los objetivos financieros y las estrategias operativas de tu negocio.

Costos laborales fijos

Los costos laborales fijos son constantes independientemente del nivel de producción o de la actividad comercial. Su estructura de gastos estables hace que sean fáciles de pronosticar e integrar en presupuestos a largo plazo.

Imagina un fabricante de automóviles. Los salarios pagados a los empleados a tiempo completo o los contratos a largo plazo no fluctúan con los cambios en los niveles de producción. Ya sea que la empresa produzca 10,000 unidades o ninguna, este gasto de nómina permanece igual. La previsibilidad simplifica los procesos de presupuestación, permitiendo que las empresas asignen recursos con confianza y se preparen para futuros gastos.

Costos laborales variables

Los costos laborales variables están conectados directamente con los niveles de producción y fluctúan en consecuencia. Debido a su dependencia del volumen de trabajo, estos costos pueden ser más difíciles de predecir y gestionar.

Imagina al mismo fabricante de automóviles. Los salarios pagados a los trabajadores por hora o a los contratistas temporales varían según las horas trabajadas, que pueden cambiar con las demandas de producción. Del mismo modo, el pago de horas extras y las contribuciones fiscales pueden aumentar durante los periodos de máxima actividad y disminuir durante los programas de producción más lentos. Las empresas deben supervisar continuamente la producción y el trabajo para gestionar los presupuestos variables.

Cómo calcular el costo laboral

Los siguientes ejemplos proporcionan un marco para calcular los costos laborales de forma general, teniendo en cuenta el salario bruto, el ausentismo y los beneficios para empleados, entre otros factores. También puedes utilizar la calculadora de costos de empleados de Oyster para obtener una estimación más completa de tus costos laborales.

1. Calcular el salario bruto

Para los trabajadores que perciben una tarifa por hora, la fórmula de costo es la tarifa por hora multiplicada por las horas anuales proyectadas.

Por ejemplo, si un empleado gana 1$8por hora y trabaja 35 horas a la semana (1,820 horas al año), la fórmula para el salario bruto sería 18 x 1,820 = $32,760.

Los costos de los empleados asalariados son sencillos de calcular, ya que tienen un salario anual fijo y no suelen ser elegibles para el pago de horas extras. Para un trabajador asalariado exento con un sueldo anual de $85,000, su salario bruto es simplemente $85,000.

2. Estimar el ausentismo

Los trabajadores necesitan vacaciones y días por enfermedad. Los datos históricos de la empresa pueden determinar cómo el tiempo por enfermedad y las vacaciones deben influir en tu estimación del costo laboral.

Siguiendo el ejemplo anterior, imagina que tu fuerza laboral toma 12 días de vacaciones y festivos, lo que suma un total de 96 horas. Resta esta suma del total de horas trabajadas anualmente. La fórmula de horas por año se vería así: 1,820 – 96 = 1,724 horas al año, lo que hace que el salario bruto sea 18 x 1,724 = $31,032.

Dado que a los empleados asalariados no se les paga por hora, el ausentismo no afecta directamente a sus costos laborales mensuales.

3. Añadir costos adicionales

Ahora, puedes personalizar el cálculo basándote en la política de compensación total de tu empresa añadiendo gastos adicionales y beneficios para empleados. Por ejemplo, entre impuestos sobre la nómina, formación y tiempo libre remunerado, asumamos un costo anual adicional de $6,000.

Suponiendo que tus empleados por hora y asalariados reciben los mismos beneficios, el costo anual de tu trabajador por hora es ahora de $37,032, y el costo de tu trabajador asalariado es de $91,000.

4. Calcular la tasa de costo laboral por hora

Para los trabajadores por hora, es útil calcular el costo laboral real por hora. La fórmula es el costo laboral anual dividido por las horas trabajadas al año. El cálculo se vería así: 37,032 ÷ 1,724 = $21.48.

Factores que determinan los costos laborales

El costo promedio de un empleado depende de la industria y del puesto de trabajo, con ajustes según el costo de vida local. El costo de contratar en los Estados Unidos diferirá significativamente de los costos de contratación en España.

Aunque los cheques de pago específicos fluctúen, la compensación total por el trabajo abarca una gama predecible de componentes. La estrategia de compensación total de cada empresa es diferente, pero la mayoría de las organizaciones presupuestan generalmente los siguientes costos:

• Sueldos o salarios: pagos regulares realizados a los trabajadores en función de su función y horas trabajadas.
• Impuestos sobre la nómina: contribuciones requeridas por ley, como los impuestos del Seguro Social, Medicare e impuestos de desempleo federales y estatales.
• Bonos: compensación adicional proporcionada para incentivar o recompensar el rendimiento.
• Permisos y licencias: costos asociados con el tiempo libre remunerado, incluyendo días de vacaciones, bajas por enfermedad y días personales.
• Beneficios adicionales: gastos por beneficios como seguro médico, planes de jubilación y contribuciones al seguro de vida. Esto también puede incluir beneficios no monetarios opcionales que contribuyen a una cultura de empresa sólida o al equilibrio entre vida laboral y personal (por ejemplo, membresías de gimnasio, catering o subsidios de transporte).
• Formación y desarrollo: costos relacionados con la mejora de las habilidades de los empleados a través del desarrollo profesional, reembolso de matrícula, mentorías y programas de capacitación.

Fórmulas de porcentaje para determinar los costos laborales

Puedes aprender fácilmente cómo calcular los costos laborales con una fórmula de porcentaje de costo laboral. Existen dos fórmulas principales: porcentaje de ventas y porcentaje de costos operativos. He aquí por qué cada una es importante y cómo puedes calcularlas:

Fórmula de porcentaje de ventas totales

Este cálculo determina qué parte de los ingresos por ventas es consumida por los costos laborales. Te ayuda a establecer estrategias de precios competitivas y a evaluar cómo influyen los gastos laborales en el beneficio. Las empresas que comprenden claramente los porcentajes de ventas totales pueden ajustar los precios y las estrategias comerciales para asegurar la rentabilidad.

Para calcular el porcentaje de ventas asignado a los costos laborales, divide el costo laboral total entre las ventas totales. Luego, multiplica el resultado por 100.

Fórmula de porcentaje de costos operativos totales

Este cálculo ofrece una visión amplia de cómo encajan los costos laborales dentro de los gastos operativos generales. Es útil para la gestión del presupuesto y el control de gastos, ayudando a las empresas a mejorar la eficiencia y a aprovechar mejor su fuerza de trabajo.

Para calcular el porcentaje de los costos operativos que se destinan a la mano de obra, divide el costo laboral total entre los costos operativos. Luego, multiplica el resultado por 100.

Reducción de los costos laborales

Si los costos de mano de obra directa e indirecta ocupan una parte significativa de tu presupuesto, es prudente planificar nuevas eficiencias en la nómina. Aquí tienes tres ideas que puedes considerar:

Abordar el ausentismo crónico

El ausentismo puede ocurrir por numerosas razones, incluyendo problemas de salud personal, necesidades familiares o baja satisfacción laboral. Primero, determina la causa y desarrolla estrategias para abordar el problema directamente. Para problemas personales, los acuerdos de trabajo remoto o híbrido pueden aliviar la situación, mientras que una baja satisfacción indica la necesidad de fortalecer la cultura de la empresa.

Establecer oportunidades de trabajo remoto e híbrido

No importa el tamaño de tu negocio, los espacios de oficina tradicionales conllevan costos fijos elevados. Desde el alquiler y los servicios públicos hasta los suministros de oficina y el mantenimiento, los espacios físicos merman tu presupuesto. Las configuraciones de trabajo remoto reducen estos gastos y pueden aumentar la rentabilidad de otras maneras (por ejemplo, mayor satisfacción y productividad de los empleados, reducción de la rotación y menores costos de contratación).

Utilizar análisis de la fuerza laboral

Las herramientas analíticas basadas en datos supervisan el rendimiento y la productividad para ayudarte a entender el rendimiento, la programación y la carga de trabajo de los empleados. El conocimiento organizacional contribuye a diversos esfuerzos de mejora, ya sea optimizando los recursos laborales, desarrollando nuevas estrategias de contratación o identificando puntos críticos presupuestarios.

Obtén apoyo experto para gestionar los costos laborales

Tu fuerza laboral es tu mayor activo. Con colaboradores expertos, puedes asegurarte de que no represente un costo excesivo para tu negocio. Las soluciones automatizadas de Oyster te brindan información detallada sobre cada aspecto de los gastos laborales, permitiéndote gestionar los gastos de tu plantilla con total precisión. Obtén más información sobre los servicios de EOR de Oyster para descubrir cómo pueden transformar tu estrategia de talento.