¿Qué es un formulario de impuestos 1096?

El Formulario 1096 es un documento fiscal presentado por las empresas ante el Servicio de Impuestos Internos (IRS) de los Estados Unidos para acompañar a los formularios que reportan ingresos de personas que no son empleados. Resume la información de los formularios 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 y el Formulario W-2G, y se utiliza para transmitir dichos formularios en papel al IRS.

El Formulario 1096 solo es obligatorio si vas a presentar tu declaración por correo postal.

¿Para qué se utiliza el Formulario 1096?

El Formulario 1096 funciona como una hoja de presentación que resume las declaraciones informativas que envías al IRS por correo postal. Es obligatorio cuando entregas copias impresas de formularios como el 1099, el W-2G y otras declaraciones de información.

Aquí tienes las situaciones más comunes en las que necesitarás el Formulario 1096:

• Presentaciones del 1099-MISC: Al reportar pagos a contratistas independientes.
• Transferencias de opciones sobre acciones: Para acompañar al Formulario 3921 por el ejercicio de opciones sobre acciones de incentivo.
• Cuentas IRA: Con el Formulario 5498 para cuentas de jubilación mantenidas por el empleador.

La cuestión es esta: el Formulario 1096 solo se requiere para trámites en papel. Si realizas la presentación de forma electrónica, puedes omitir este formulario por completo. De hecho, tras la Ley de "El Contribuyente Primero", el IRS redujo el umbral de presentación electrónica a un total de 10 declaraciones informativas para trámites realizados a partir del 1 de enero de 2024, lo que convierte al envío electrónico en un requisito para muchas empresas.

Antes de presentarlo, vale la pena consultar con tu contador para asegurarte de que estás siguiendo el proceso correcto.

¿Qué debe incluirse en el Formulario 1096?

Necesitarás la siguiente información para completar el Formulario 1096:

• Tu Número de Identificación del Empleador (EIN) o tu Número de Seguro Social (SSN) si no tienes un EIN (en cualquier caso, debes asegurarte de que el número coincida con el utilizado en las declaraciones informativas que completaste, como el 1099-MISC).
• La cantidad de formularios que vas a enviar junto con la declaración de impuestos 1096.
• Cualquier impuesto federal sobre la renta retenido.
• El monto total reportado con el Formulario 1096.
• La información que presentas en relación con el Formulario 1096 (por ejemplo, marcarás con una X la casilla del 1099-MISC si ese es el que vas a enviar).

Al realizar el envío por correo, la organización es fundamental. Aquí te explicamos cómo hacerlo bien:

• El orden importa: Coloca el Formulario 1096 en la parte superior de tu pila de documentos.
• Agrupa por tipo de formulario: El IRS exige que agrupes los documentos por número de formulario y envíes cada grupo con un Formulario 1096 por separado.
• Revisa todo dos veces: Consulta con tu contador antes de realizar el envío postal.

¿Quién debe presentar el Formulario 1096?

Entonces, ¿realmente necesitas presentar el Formulario 1096? Depende de cómo envíes tus declaraciones.

Las empresas estadounidenses que pagaron a contratistas deben presentar el Formulario 1096 solo cuando envíen declaraciones en papel al IRS. Si envías cualquiera de estos formularios por correo, necesitarás el 1096 como hoja de presentación:

• Formulario W-2G
• Formulario 1097
• Formulario 1098
• Formulario 1099
• Formulario 3921
• Formulario 3922
• Formulario 5498

Los propietarios de pequeñas empresas suelen necesitar el Formulario 1096 junto con su Formulario 1099-MISC, que es el documento fiscal que informa los pagos a contratistas independientes. Los empleados y contratistas no son responsables de presentar el Formulario 1096 junto con sus otros formularios de impuestos.

¿Es obligatorio presentar el Formulario 1096?

Si realizas la presentación de forma electrónica a través del sistema FIRE ("Filing Information Returns Electronically"), no tienes que preocuparte por el Formulario 1096 en absoluto. Además, la Publicación 1220 contiene más información sobre el envío electrónico del Formulario 1096. La información que el formulario proporciona de otro modo ya se incorpora en el proceso en línea. Asimismo, los datos capturados en el Formulario 1096 suelen estar incluidos en las soluciones de software de terceros.

¿Cuál es la fecha límite para presentar el Formulario 1096?

La fecha límite para presentar el Formulario 1096 varía según los formularios que envíes. Para los formularios 1099-NEC, el plazo es el 31 de enero. Para la mayoría de los demás, incluidos los formularios 1097, 1098, 1099 y W-2G, debes presentarlos antes del 28 de febrero. El plazo se extiende hasta el 31 de mayo para el Formulario 5498.

¿Qué sucede si presentas el formulario tarde?

Si presentas el Formulario 1096 fuera de plazo, la multa es de 50 USD por formulario si lo entregas dentro de los 30 días posteriores a la fecha de vencimiento. Después de ese periodo, la multa aumenta a 100 USD por formulario.

Si no realizas la presentación antes del 1 de agosto, la multa sube a 340 USD por cada declaración informativa. Si presentas una declaración fraudulenta de forma intencionada, la multa podría ser de 5.000 USD o más.

Simplifica el cumplimiento fiscal para equipos globales

Presentar el Formulario 1096 es un paso sencillo pero crucial para cualquier empresa de EE. UU. que pague a contratistas y envíe sus declaraciones por correo. Hacerlo correctamente te ayuda a evitar multas y a cumplir con las normativas del IRS.

Si bien gestionar los requisitos fiscales nacionales es un reto, expandir tu equipo globalmente introduce un nuevo nivel de complejidad con las nóminas, impuestos y el cumplimiento internacional. Si estás listo para hacer crecer tu equipo sin la carga administrativa, Oyster puede ayudarte. Empieza a contratar globalmente con una plataforma que simplifica el cumplimiento en todas partes.

Descargo de responsabilidad: Este artículo y toda la información contenida en él se proporcionan únicamente con fines informativos generales. No constituyen, ni pretenden constituir, asesoramiento legal o fiscal. Debes consultar con un profesional legal o fiscal cualificado para obtener asesoramiento sobre cualquier asunto legal o fiscal antes de actuar (o abstenerte de actuar) basándote en cualquier información proporcionada en este sitio web.