¿Qué es el formulario W-9? Cómo llenarlo

Formulario W-9 del IRS

El formulario W-9 es un documento fiscal del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que las empresas utilizan para recopilar información de personas que reciben ingresos. A veces se le denomina formulario de Solicitud y Certificación del Número de Identificación del Contribuyente.

Los formularios de impuestos W-9 permiten a las empresas confirmar la información personal de un beneficiario para fines fiscales, incluyendo su nombre, dirección y número de identificación del contribuyente (TIN). Tanto los ciudadanos estadounidenses como las personas con estatus de extranjero residente pueden recibir una solicitud para proporcionar esta información.

¿Para qué se utiliza un formulario W-9?

Es la forma en que las compañías recopilan tu información de contribuyente antes de pagarte. Cuando las empresas pagan a contratistas, autónomos u otros no empleados, necesitan tus datos para informar sobre esos pagos al IRS.

Para empresas

Las organizaciones utilizan un formulario W-9 del IRS para recopilar el TIN de un trabajador y reportar ganancias o pérdidas que podrían afectar sus ingresos imponibles (generalmente a través del Formulario 1099). Para hacerlo, necesitan la información fiscal adecuada, razón por la cual los empleadores, clientes u otras entidades suelen solicitar los formularios W-9 antes de que comience el trabajo. Solo se requiere un 1099 si la empresa ha pagado al contratista independiente más de $600.

Para individuos

Un formulario 1099 contiene información sobre los ingresos que recibe un profesional independiente, un contratista independiente u otra parte. Si bien esta información se incluye en los formularios W-2 para empleados tradicionales, se utilizan documentos separados para contratistas independientes, proveedores no relacionados y partes similares.

Cuando los empleadores utilizan el Formulario W-9 para generar el Formulario 1099, el contratista independiente debe recibir una copia de este documento para fines de declaración de impuestos sobre la renta. Esto se utilizará para determinar la responsabilidad fiscal del individuo. Si no se completa un W-9, el pagador debe retener impuestos de las ganancias del beneficiario. Según el IRS, la tasa de retención adicional es del 24% para estos pagos reportables.

¿Necesito completar un formulario W-9?

Si una empresa te paga por un trabajo pero no eres un empleado tradicional, es probable que te pidan un W-9. Aquí es cuando normalmente necesitarás uno:

• Trabajo por contrato: Contratistas independientes, profesionales autónomos (freelancers) y trabajadores de la economía colaborativa (gig workers).
• Umbral de pago: Cuando una empresa te paga más de $600 en un año.
• Cuentas financieras: Al abrir nuevas cuentas bancarias o cuentas de inversión.

La empresa necesita esta información para presentar el Formulario 1099 ante el IRS e informar los pagos que te realizaron.

¿Quién completa el formulario W-9?

¿Quién debe llenar realmente un W-9? Cualquier persona que gane dinero fuera del empleo tradicional. Esto incluye:

• Contratistas independientes y consultores.
• Profesionales autónomos y trabajadores de la economía colaborativa.
• Cualquier persona que abra nuevas cuentas financieras.

Básicamente, si no eres un empleado con un W-2 pero alguien te está pagando, es probable que debas completar uno.

Cómo llenar el formulario W-9

El formulario W-9 del IRS incluye detalles sobre el nombre del contratista independiente, su dirección y otra información utilizada para fines fiscales. Por ejemplo, también incluye detalles sobre exenciones de impuestos y el SSN del individuo o el número de identificación del empleador.

Paso 1: Descarga el formulario W-9

Antes de que puedas llenarlo, necesitas el formulario en sí. Los formularios W-9 gratuitos se pueden descargar en línea desde el sitio web oficial del IRS. La mayoría de los empleadores aceptan ahora copias electrónicas, especialmente porque quienes presentan 10 o más declaraciones informativas ahora deben presentarlas electrónicamente ante el IRS. Ten en cuenta que el documento fue revisado en 2024, así que asegúrate de usar la última versión: Formulario W-9 (Rev. marzo de 2024).

Sección I (líneas 1-7)

Aquí tienes una breve guía de cómo completar un formulario W-9:

• Línea 1: Ingresa tu nombre tal como aparece en tu declaración de impuestos.
• Línea 2: Proporciona el nombre de tu negocio o "entidad no considerada" si el nombre bajo el cual haces negocios es diferente de tu nombre personal. Esto se aplica a propietarios únicos y sociedades de responsabilidad limitada (LLC) de un solo miembro.
• Línea 3: Proporciona tu tipo de entidad comercial basada en las clasificaciones fiscales federales: LLC, propiedad unipersonal, corporación C, corporación S, fideicomiso/patrimonio u "otro".
• Línea 4: La mayoría de las personas dejarán las casillas de exenciones en blanco. Sin embargo, si eres una corporación exenta de retención adicional, ingresarías el código "5", aunque esto rara vez se aplicaría a contratistas independientes. También es importante notar que ciertos pagos a corporaciones, como los de servicios médicos o honorarios de abogados, no están exentos de la retención adicional.
• Líneas 5 y 6: Proporciona la dirección, ciudad, estado y código postal utilizados en tu declaración de impuestos. Los contratistas independientes que tengan un espacio de oficina deben usar su dirección particular si esa es la que aparece en sus otros formularios de impuestos.
• Línea 7: Este paso es opcional, pero puede usarse para incluir la información del solicitante. Algunos contratistas independientes completan esto y conservan una copia para sus registros personales.

Parte I

En esta parte, proporcionarás tu TIN. La mayoría de los contratistas independientes, autónomos y trabajadores similares utilizan su Número de Seguro Social (SSN) como TIN. Si posees un tipo de negocio diferente a una propiedad unipersonal, ingresarás aquí tu número de identificación del empleador.

Parte II

Este componente requiere que declares que la información incluida en el formulario es precisa y que eres un ciudadano estadounidense u otra persona de los EE. UU. según se define en el formulario. Luego, proporcionarás tu firma y la fecha en que se completa el formulario.

¿Cuál es la fecha límite para el formulario de impuestos W-9?

A diferencia de otros documentos fiscales, no existe una fecha límite oficial para completar un formulario W-9, ya que su único propósito es proporcionar a la empresa la información fiscal del contratista independiente. Sin embargo, dado que las empresas deben presentar el Formulario 1099 antes del 31 de enero por el año anterior, y el Formulario W-9 es necesario para completar esa información, tiene sentido solicitar este formulario lo antes posible en la relación laboral para evitar retrasos. En algunos casos, si un beneficiario está esperando su TIN, puede proporcionar un certificado de "TIN en trámite", lo que le da 60 días calendario para proporcionar el número.

Este es el cronograma: si trabajaste para una empresa en 2022, debes completar tu W-9 al inicio de la relación. La empresa utiliza tu W-9 para presentar tu 1099 antes del 31 de enero de 2023.

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‍FAQ (Preguntas frecuentes)

¿Cuántos impuestos pago por los ingresos de un W-9?

Los ingresos del W-9 están sujetos al impuesto por trabajo por cuenta propia del 15.3%. A diferencia de los empleados regulares, no se retienen impuestos de tus pagos; tú te encargas de eso al presentar tu declaración.

¿Qué sucede si no envío un formulario W-9?

El pagador debe retener el 24% de tus pagos como retención adicional si no envías un W-9. Completar el formulario evita esto y garantiza que recibas tu pago completo.

¿Puedo completar un formulario W-9 electrónicamente?

Sí, el IRS acepta firmas electrónicas en los formularios W-9. Puedes usar software de PDF o herramientas de firma electrónica para completarlo y enviarlo digitalmente.

Descargo de responsabilidad: Este artículo y toda la información contenida en él se proporcionan únicamente con fines informativos generales. No constituye, ni pretende constituir, asesoramiento legal o fiscal. Debes consultar con un profesional legal o fiscal calificado para obtener asesoramiento sobre cualquier asunto legal o fiscal y antes de actuar (o abstenerte de actuar) sobre la base de cualquier información proporcionada en este sitio web.