Costo del servicio de nómina en 2025: una guía

Una gestión de nóminas efectiva es esencial para un negocio, y también un gasto. Los costos de los servicios de nómina se suman rápidamente, por lo que los dueños de negocios necesitan saber qué influye en estos costos antes de poder tomar las mejores decisiones posibles para sus empresas.

En esta guía, explicaremos los principales factores que influyen en los costos de la nómina para ayudarte a elegir un proveedor de servicios de nómina que satisfaga tus necesidades sin exceder tu presupuesto.

¿Qué es un servicio de nómina?

Un servicio de nómina es un proveedor externo que gestiona la nómina para las empresas. Estos proveedores se encargan de tareas esenciales y que consumen mucho tiempo, lo que ahorra tiempo a los propietarios de la empresa y a sus equipos. Muchos servicios de nómina ofrecen paquetes con servicios de recursos humanos (RR. HH.) y otras características, lo que los convierte en soluciones comerciales integrales.

Aquí te presentamos algunas funciones típicamente proporcionadas por los proveedores de nómina:

• Cálculo de nómina
• Depósitos directos
• Cumplimiento fiscal
• Seguimiento de asistencia de empleados
• Administración de beneficios
• Informes

¿Cuánto cuestan los servicios de nómina?

El costo de un servicio de nómina varía según el tamaño de tu negocio y la cantidad de soporte que necesites. Los precios suelen comenzar en aproximadamente $39 mensuales, pero pueden costar significativamente más. Te recomendamos comparar para obtener las mejores cotizaciones.

Aquí te presentamos cinco gastos estándar de nómina:

• Tarifas de suscripción base: Esta es la tarifa mensual o anual regular para acceder al servicio de nómina.
• Tarifas de configuración y soporte: La mayoría de los sistemas de nómina requieren costos de configuración iniciales y tarifas de soporte continuo.
• Tarifas de cumplimiento: Pagarás una tarifa adicional por la gestión de nómina y el cumplimiento.
• Tarifas por empleado o por transacción: Las tarifas de procesamiento de nómina varían según el número de empleados y las transacciones que tu negocio necesite procesar.
• Tarifas adicionales por funciones extra: Por una tarifa adicional, algunos servicios de nómina ofrecen servicios adicionales (por ejemplo, informes de nómina avanzados, soporte de RR. HH., software de RR. HH., depósito directo, formularios de impuestos y presentación de impuestos).

¿Cómo se estructura el precio de la nómina?

Comprender cómo se establece el precio del procesamiento de nómina te ayudará a elegir el mejor proveedor para tu empresa. Aquí te presentamos algunas estructuras de precios comunes:

Por frecuencia

Algunos proveedores de servicios cobran tarifas por frecuencia, y el costo total depende del número de transacciones requeridas. Los gastos escalan con el tamaño de tu equipo y cuántos períodos de pago tienes cada año.

Por ejemplo, si pagas a los empleados quincenalmente, pagarías una tarifa base más un costo de nómina fijo por empleado cada dos semanas. Esta estructura de precios es la más común y es ideal para empresas con horarios de nómina predecibles.

Por empleado por mes (PEPM)

La estructura de precios PEPM cobra una tarifa mensual fija por el software y los servicios más una tarifa fija por trabajador. En lugar de pagar en cada período de pago, esta estructura permite ejecuciones ilimitadas de nómina, por lo que puedes pagar a los miembros del equipo con más frecuencia sin gastos adicionales.

Esta estructura es excelente para empresas que pagan regularmente comisiones y bonificaciones. Puede volverse bastante costosa si tienes una empresa grande con muchos empleados.

Precio fijo

Algunos proveedores de nómina ofrecen una tarifa mensual fija sin tarifa por empleado. Esta opción simple puede simplificar la elaboración del presupuesto para tu negocio.

También llamada precio de tarifa anual, esta estructura suele reservarse para pequeñas empresas con un número limitado de empleados, pero puede ser una opción rentable para este tipo de negocios. Algunos proveedores de servicios de nómina incluso ofrecen descuentos si pagas la tarifa anual completa por adelantado.

Tarifas de software

Si prefieres un enfoque de "hazlo tú mismo", puedes comprar software de nómina para pagar a tus empleados. Por lo general, el software de nómina requiere una tarifa mensual o anual más costos adicionales por empleado, a menudo más bajos que las otras estructuras de precios disponibles. Si quieres ahorrar dinero y estás de acuerdo con la gestión de nómina manual, esta podría ser una buena opción.

¿Qué influye en el costo de los servicios de nómina?

Varios factores pueden aumentar el costo de los servicios de nómina, incluidos los siguientes:

Número de empleados

Debido a que los proveedores de nómina a menudo cobran una tarifa por empleado, tus costos de nómina crecen junto con tu equipo. Cada empleado adicional te costará, así que busca una solución de nómina escalable que se adapte al tamaño y las necesidades de tu negocio.

Frecuencia de pago

La frecuencia con la que procesas la nómina puede impactar directamente en tus costos. Los días de pago más frecuentes generalmente conllevan tarifas más altas, así que considera si deseas pagar al personal semanalmente, quincenalmente o mensualmente. Alinea tu calendario de pagos con el flujo de caja de tu negocio para ayudar a gestionar estos costos.

Funciones requeridas

Los costos de la nómina varían según las características que necesite tu negocio. Algunas pequeñas empresas solo necesitan un paquete básico que cubra el procesamiento de nómina simple, mientras que las empresas más grandes pueden requerir funciones avanzadas, como la presentación automática de impuestos, la administración de beneficios o el soporte de RR. HH.

Estas características son más caras. Evita gastar de más eligiendo solo las características que necesitas y optando por no incluir el resto.

Costos de depósito directo

Muchos empleados prefieren el depósito directo, pero los proveedores de nómina a menudo cobran más por configurar y mantener esta opción conveniente. Esta característica puede aumentar los costos, pero generalmente vale la pena: proporcionar pagos seguros y oportunos a los miembros del equipo eleva la moral y la satisfacción general de los empleados. Algunos proveedores de nómina cobran más por emitir cheques en papel para pagar a los empleados.

3 formas de reducir los costos de la nómina

Puedes minimizar los costos de nómina y maximizar la productividad utilizando estas tácticas simples:

Automatizar tareas

Reduce los costos de nómina automatizando tantas tareas como sea posible. La automatización de la nómina utiliza tecnología para gestionar tareas de nómina que normalmente realizarías manualmente, como el seguimiento del tiempo, el cálculo de impuestos y la dispensación de salarios. La automatización de las funciones administrativas y de RR. HH. con software especializado produce muchos beneficios. Ahorra tiempo y minimiza errores, lo que en última instancia aumenta tus ganancias.

Dar acceso a los miembros del equipo a su información

También puedes reducir los costos de nómina permitiendo que los miembros del equipo gestionen su propia información. La administración es más sencilla cuando el personal puede actualizar sus datos de forma independiente, lo que permite a tu equipo de RR. HH. dedicar más tiempo a otras tareas y aumenta la productividad.

Selecciona cuidadosamente a tu proveedor de nómina

Compara proveedores y elige uno que se adapte a tus necesidades y ofrezca servicios adicionales, como la gestión de beneficios para empleados y servicios de RR. HH. Elegir un único proveedor para una gama de servicios ahorra dinero y simplifica los flujos de trabajo.

Evalúa tus servicios de nómina regularmente para evitar pagar por funciones no utilizadas. Si identificas algo que no necesitas, ponte en contacto con tu proveedor para modificar tu plan.

Los errores humanos y de software también contribuyen a los altos costos del servicio de nómina. Investiga y elige un proveedor bien valorado con buenas reseñas y características sólidas. Si mantienes personal de nómina interno, contrata a personas experimentadas, con conocimientos y confiables.

Maximiza la eficiencia de la nómina con Oyster

Oyster ofrece servicios de nómina global para equipos distribuidos internacionalmente. La plataforma proporciona una solución optimizada para gestionar eficientemente la nómina de tu empresa, ayudándote a consolidar las tareas de nómina y a pagar puntualmente a los miembros del equipo en todo el mundo. Con la solución de nómina global de Oyster, puedes procesar la nómina en más de 140 monedas con una precisión superior al 99%. Ya sea que trabajes con empleados a tiempo completo o contratistas, Oyster proporciona una integración perfecta y un soporte integral.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la nómina descentralizada?

Mientras que la mayoría de los sistemas de nómina se gestionan de forma centralizada, los sistemas de nómina descentralizados distribuyen las responsabilidades entre varios departamentos o entidades. Las empresas con fuerzas laborales internacionales pueden pagar a los empleados a través de entidades regionales que los emplean en nombre de la organización matriz.

¿Valen la pena los servicios de nómina?

Los servicios de nómina valen la pena porque ahorran tiempo y reducen errores al pagar a los empleados. Las empresas de externalización de nóminas también garantizan el cumplimiento de las normativas fiscales locales. Automatizan y simplifican los procesos de nómina mientras brindan soporte experto a ti, a tu equipo y a tu negocio en general.

¿Cuánto deben gastar las pequeñas empresas en nómina?

Los costos de nómina varían, pero las pequeñas empresas generalmente deben destinar entre el 20% y el 30% de los ingresos brutos de la empresa al pago de los empleados.

¿Puedes encargarte de la nómina tú mismo?

Puedes encargarte de la nómina tú mismo, pero a menudo es más fácil dejarlo en manos de expertos. La tarea requiere una sólida comprensión de los impuestos y las regulaciones, lo que hace que la nómina "hágalo usted mismo" sea desafiante y consuma mucho tiempo. Los errores pueden ser de gran alcance y costosos, exponiendo tu negocio a una responsabilidad seria. La externalización de la nómina es más eficiente y confiable.

Sobre Oyster

Oyster es una plataforma de empleo global diseñada para permitir a los líderes visionarios de RR. HH. encontrar, contratar, pagar, gestionar, desarrollar y cuidar una fuerza laboral distribuida en crecimiento. Oyster permite a las empresas en crecimiento brindar a los valiosos miembros de equipos internacionales la experiencia que merecen, sin los dolores de cabeza y gastos habituales.

Oyster permite contratar en cualquier parte del mundo, con una nómina confiable y compatible, y excelentes beneficios y ventajas locales.